Na tento problém narážím poslední roky pravidelně často. Tak nějak cyklicky – podle sezónnosti mojí práce. Raketový rozvoj lidstva v posledním století znamená mimo jiné nadstandardní nároky na naši mozkovou kapacitu. Denně přijímáme desetinásobky informací než museli naši předci, neustále nám někdo (něco) bere pozornost a svoje dny často musíme plánovat s přesností na minuty.
Boj s technologiemi
Rozvoj technologií nám na druhé straně dává možnost používat skvělé aplikace, díky kterým můžeme návalu informací a povinností zdatně čelit. Analogový kalendář, zápisník a systém složek obálek s dokumenty v krabici od bot dnes už nahrazují digitální nástupci, díky kterým uvolníte místo na stole, v tašce i ve skříni. Vše tak máme na jednom místě, často v cloudu, ke kterému máme přístup z telefonu, tabletu a počítače.
Abych to shrnul – pokud plánujete kalendář dlouho dopředu, konzumujete střední nebo velké množství informací a vzděláváte se na denní bázi, je v dnešní době prakticky nezbytné mít správné nástroje, díky kterým můžete s čistou hlavou fungovat.
Kladivo proti zmatku
Na celou problematiku budu pohlížet okem fotografa. Plánuji zakázky, schůzky, posílám velké objemy dat přes internet, mám hlavu plnou nápadů a je pro mě nezbytné se konstantně vzdělávat a konzumovat informace. Věřím ale, že s těmihle činnostmi bude souznít i hromada dalších freelancerů z jiných oborů.
Jako základní kameny pro organizaci vlastního života považuji:
- Kalendář – alfa a omega všeho, co je navázáno na čas. Dobře mi slouží osvědčený Google kalendář. Skvělá je možnost sdílet kalendář s nejbližšími a plánovat opakování události v libovolných intervalech (např. upozornění na každoroční narozeniny).
- Online správa souborů – cloudová úložiště fungují nejen jako výborné řešení pro online sdílení souborů, ale především jako záloha dat mimo standardní domácí úložiště. Jako fotograf nafotím několik TB dat raw souborů ročně. Není pro mě reálné zálohovat všechna surová data, zálohuji každopádně alespoň všechny vyexportované (hotové) fotky. Vedle toho mám na cloudu většinu osobních dat a všechny zálohy, které nechci mít vázané jen na jedno místo. Osobně používám Google Drive.
- E-mail klient – používáme všichni v různých podobách, počínaje klasickým Seznam.cz klientem až třeba po velmi komplexní aplikace jako je Superhuman. Pokud přijímáte maximálně nižší desítky mailů denně jako já, vystačíte si s čímkoliv. Já jsem věrný Googlu, používám jeho placený Google Workspace.
- “Second brain” – koncept na který jsem narazil až před pár měsíci. Koncept, který je základem této série článků a budu ho podrobně rozebírat níže. Teď bych jen zmínil, že nástrojem, který ke správě svého “druhého mozku” používám je už zmíněná aplikace Notion. Nutno podotknout, že Notion svými možnostmi daleko přesahuje rozsah toho, na co jej používám já. Je to aplikace, kterou v mnoha společnostech používají jako hlavní software pro řízení celé firmy.
Second brain aneb jeden mozek nestačí?
Koncept “second brain” (čili “druhý mozek”) vychází z knihy od amerického autora Tiaga Forteho. Upřímně řečeno, Forte vlastně neobjevil nic světoborného, jen dokázal velmi přesně popsat problém, který jsem v sobě dlouhodobě řešil já a pravděpodobně i velké množství dalších lidí (hlavně kreativců) po celém světe. Proto je kniha bestsellerem.
Často jsem se dostával do stavu přehlcenosti. Přehlcenosti informacemi. Rád čtu, rád konzumuju obsah, koukám na videa, nakupuju kurzy jak z oblasti fotografie, tak z oblasti osobního rozvoje. Měl jsem ale pořád častěji pocit, že už toho je moc a spíš než na efektivní uložení informací při konzumaci se soustředím spíš na to, aby samotná konzumace vůbec proběhla. Takové “digitální feťáctví” 🙂
Zpět k Fortemu a konceptu second brain. Koncept spočívá ve vybudování systému pro managementu vlastního života – jak osobního, tak pracovního. Systému do kterého můžeme uložit jakékoliv informace a následně je zorganizovat do příslušných sekcí. Dal by se popsat jako osobní znalostní databáze, deník, encyklopedie, studna na nápady, notes na poznámky nebo i systém pro management zakázek. Zkrátka může obsáhnout prakticky cokoliv. Díky tomu můžeme uvolnit kapacitu svému “primárnímu” biologickému mozku. Ten se pak může věnovat věcem, které za nás technologie nevyřeší – třeba kreativitě.
CODE metoda organizace informací druhého mozku
Metoda CODE z konceptu second brain popisuje práci s konzumací informací ve čtyřech krocích:
- Capture – v překladu “zaznamenat.” Jde o to co nejrychleji a nejsnadněji zachytit informaci do systému.
- Organize – “organizovat.” Zaznamenané informace následně v určenou dobu (třeba jednou denně, dvakrát týdně, atp.) hromadně organizovat do příslušných složek. K organizaci koncept používá pojem PARA, který vysvětlím později.
- Distill – “destilovat.” Autor tím myslí získat z informací to nejpodstatnější. V praxi tento bod většinou vynechávám, nedává mi tolik smysl. Ideální je už při zachycení vypíchnout jen ty nejpodstatnější informace. K tomu používám skvělý nástroj Readwise.
- Express – “ukázat, sdílet.” Posbírané informace přetavit ve tvorbu obsahu nebo použít pro vlastní růst.
Moje zkušenosti s konceptem second brain
Svůj druhý mozek jsem si vytvořil v programu Notion. Konzumaci informací a vlastně i jakémusi “projektovému řízení” mého života to rozhodně dalo větší řád už teď. Co se znalostní databáze týče tak věřím, že největší hodnotu bude mít její budování v čase – tvořím ji prakticky pro své “budoucí já.”
V Notionu pak používám množství identifikátorů a filtrů, díky kterým jsem schopen se k požadované informaci dostat v rámci pár sekund. Navíc Notion nabízí fulltextové vyhledávání.
Tolik k vysvětlení proč je dobré mít k ruce svůj druhý mozek. V dalším článku se chci zaměřit přímo na strukturu mého prostředí v Notionu.
Jak jste na tom vy? Hýčkáte si už svůj druhý mozek nebo vám koncept nedává smysl?